Tipps Personalakte

Akte digital – ein Fall für den Datenschutz

Immer mehr Firmen verwalten ihre Mitarbeiterakten elektronisch. Doch das wirft für den Datenschutz zusätzliche Fragen auf. Kompakt erklärt die Besonderheiten.  

Nerthuz/iStock

Der Zugriff auf die elektronischen Unterlagen muss klar und sicher geregelt sein. Der Arbeitgeber muss den Schutz der sensiblen Daten gewährleisten.
28.05.2018
  • Von: Katrin Schreiter

In den Personalakten sind alle Unterlagen zusammengefasst, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis der Mitarbeiter stehen. Per Gesetz ist es nicht vorgeschrieben, welche Form diese Datensammlung haben muss. Doch Fakt ist, dass immer mehr Firmen die Personalakten ihrer Mitarbeiter erfassen und digital verwalten. Gut zu wissen: Wenn Arbeitgeber Daten ihrer Angestellten für die Personalakte digital erheben, übermitteln, bearbeiten und speichern wollen, benötigen sie eine ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer. Das schreibt das Bundesdatenschutzgesetz vor. Diese Einwilligung kann auch in einer Betriebsvereinbarung in Abstimmung mit dem Betriebsrat erfolgen. 
Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand. Die Unternehmen benötigen keinen zusätzlichen Platz für die Unterlagen. Alle wichtigen Daten liegen online vor. Der Aktenbestand kann vereinheitlicht und standortübergreifend eingesehen werden. Und nicht zuletzt sparen die Unternehmen auf lange Sicht dadurch Kosten. Doch die Umstellung auf digitale Personalakten werfen aus Sicht der Datenschützer zahlreiche Fragen auf. Ansgar Claes, Leiter der Abteilung Arbeits- und Sozialrecht bei der IG BCE, hat die Antworten darauf: 

Wer darf die analogen Papierakten digitalisieren? 

Der Arbeitgeber hat das Recht, die Papierakten seiner Mitarbeiter zu digitalisieren. Außerdem kann er einen Mitarbeiter bestimmen, das zu tun. Er muss allerdings die Arbeitnehmer darüber aufklären, dass ihre Personalakte in elektronischer Form geführt wird. Die Schweigepflicht gilt natürlich für jeden, der die Akten eingesehen hat – egal, ob sie digital oder in Papierform existieren. 

Wie kann ein zweckgebundener Zugriff auf Akteninhalte gewährleistet werden? 

Der Zugriff auf die elektronischen Unterlagen muss klar und sicher geregelt sein. Dazu dürfen ausschließlich die dafür berechtigten Personen die entsprechenden Zugangsrechte haben. Der Arbeitgeber muss also den Schutz der sensiblen Daten gewährleisten.

Muss die Akte gelöscht werden, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt? 

Laut Gesetz dürfen Daten so lange vorgehalten werden, wie es erforderlich ist. Wenn also ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen all seine Daten gelöscht werden, die nicht mehr benötigt werden. Das sind zum Beispiel Angaben für die Steuer oder Sozialversicherung. Alternativ können sie auch gesperrt werden, damit nicht mehr jeder in der Personalabteilung Zugriff darauf hat. 

Welche Ansprüche hat der Arbeitnehmer? 

Hier greift das Betriebsverfassungsgesetz, Paragraf 83. Demnach darf der Arbeitnehmer:

  • jederzeit und ohne besonderen Grund seine Personalakte einsehen,
  • sich Notizen machen, 
  • Kopien anfertigen, 
  • ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, 
  • Stellung zu den Inhalten der Personalakte beziehen,
  • Erklärungen oder Gegendarstellungen hinzufügen,
  • falsche und unrichtige Angaben aus der Personalakte entfernen. 

Wichtig: Im Streitfall können die Änderungen oder Löschungen von falschen oder unwahren Behauptungen auch über einen gerichtlichen Weg durchgesetzt werden. UND: Arbeitnehmer können das Recht auf Einsicht in eine Personalakte übertragen, beispielsweise auf Rechtsanwälte oder auf Gewerkschaftssekretäre. Wie erfahren Arbeitnehmer, ob ihre Akte gewachsen ist? Der Chef ist nicht dazu verpflichtet, die Mitarbeiter zu informieren, wenn in der Personalakte Änderungen vorgenommen wurden. Tipp: Arbeitnehmer sollten regelmäßig von ihrem Recht auf Akteneinsicht Gebrauch machen. ÜBRIGENS: Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann jeder seine Personalakte im »alten« Unternehmen einsehen. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. (BAG, Urteil vom 16. November 2010, Aktenzeichen: 9 AZR 573/09).

 

Ob digital oder nicht - das gilt für jede Personalakte:

Was darf rein?
Die Unterlagen müssen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Dazu gehört erfahrungsgemäß Folgendes:
• Bewerbungsunterlagen,
• Personalfragebogen,
• Ergebnisse von Auswahlprüfungen oder Eignungstests,
• Arbeitsvertrag sowie weitere dazugehörige Vereinbarungen,
• Beurteilungen und (Arbeits-)Zeugnisse,
• Angaben über eventuelle Lohn- und Gehaltspfändungen,
• Angaben zur Sozialversicherung,
• zum Beispiel Krankenkasse,
• Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden),
• Mitgliedschaft im Betriebsrat, falls vorhanden.

Was darf nicht rein?
• Ergebnisse von betriebsärztlichen Untersuchungen,
• Facebook oder weitere Social-Media-Profile,
• sexuelle Vorlieben,
• private Vorlieben.

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